Un logiciel comptable au service de la gestion d’affaires
Géniclime est une entreprise de vente et d’installation de chauffage, ventilation et climatisation (CVC) pour les professionnels dans le Sud-Ouest. Avec un chiffre d’affaires de plus d’une dizaine de millions d’euros, les gestions comptable et financière sont des composantes importantes dans le fonctionnement de cette entreprise.
En effet, pas moins de 10 000 factures en tout genre sont traitées chaque année. Ces factures étaient auparavant traitées sur papier avant d’être retranscrites manuellement sur un logiciel comptable. Mais l’aspect fastidieux et sensible d’un tel processus à la vue de leur croissance a poussé l’entreprise à se tourner vers Ingefox pour les accompagner dans un travail d’optimisation et de numérisation de leur méthode.
Ainsi, nous avons conjointement élaboré une solution pour faciliter le traitement, simplifier les écritures et permettre le suivi analytique des chantiers, tout en maintenant, les procédures de validation internes en place.
Cette application est ainsi conçue pour répondre à ce double enjeu.
- Proposer un ensemble d’outils pour le traitement comptable :
- Extraction intelligente des informations d’une facture scannée
- Génération des écritures et imputation automatique par journal et par compte
- Annotation sur les écritures et l’ajout des pièces comptables (justificatifs, factures…)
- Gestion de la TVA collectée et déductible sur débit ou encaissement
- Consultation en temps réel des pièces comptables sur les différents comptes analytiques, des exercices fiscaux antérieurs dans un environnement structuré
- Interface d’échange automatique avec le logiciel comptable Sage100 en exploitation
Interface de traitement des factures d'achat
- Impliquer plus efficacement les chargés d’affaires à l’aide d’un process automatisé :
- Attribution de factures à un chargé d’affaires pour lui en confier le traitement
- Suivi du statut de paiement des factures d’achat avec la gestion de litige
- Gestion des avenants avec les ordres de service sur les commandes d’affaires
- Exploitation de la ventilation analytique à partir de la saisie comptable
Interface de gestion d'une affaire
Afin de favoriser l’adoption de ces évolutions par les employé.es de Géniclime nous avons développé l’application avec la volonté de respecter leurs méthodes et leurs habitudes en favorisant l’ergonomie et la cohérence avec leur métier dans le fonctionnement de l’outil.
Au fur et mesure de notre collaboration, Géniclime a réellement pu apprécier l’ouverture des possibilités que propose une numérisation de certains processus. Prenant conscience de la richesse que peut apporter un logiciel sur mesure, les équipes de Géniclime ont exprimé de nouveaux besoins, de nouvelles idées permettant l’optimisation de leurs actions dans leurs missions respectives.
« L’amélioration continue vaut mieux que la perfection différée. »
Cédric SAINT JEAN – Comptable chez Géniclime
